Boekhouder als IT-tussenpersoon
2011 was het jaar van de déclic voor de Zorggroep Zusters van Berlaar. In elk van hun woonzorgcentra draaide een aparte, lokale server. “Bovendien dienden we elke nieuwe toepassing of update telkens apart te installeren”, herinnert afgevaardigd bestuurder Tania Stalmans zich nog goed. “Allesbehalve praktisch en professioneel, zeker voor een organisatie in steile groei, zoals we op dat moment waren.”
Ook Geert Lambaerts, beleidsmedewerker IT bij de zorggroep, kan het zich nog zo voor de geest halen. “Op dat ogenblik was onze administratief medewerker zowat degene die zich ontfermde over het IT-gebeuren. Maar dat was verre van voldoende. We wilden ons IT-verhaal heel specifiek uitbouwen, met onder meer een centrale server op één site. Maar het was tijd om het uit handen te geven: zorg is onze core business, niet IT. Vanaf dan kozen we ervoor om deze diensten uit te besteden en op zoek te gaan naar een partij die ons technisch zou begeleiden in onze groei. Dat werd ITC. ”
Binnen de samenwerking tussen de zorggroep en ITC neemt Geert vandaag de coördinerende rol op zich. Het is belangrijk dat er iemand is die de taal van de externe IT partner kan vertalen naar de zorgverlener en omgekeerd. “Onze organisatie is van die omvang dat een goed intern design van cruciaal belang is. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat onze medewerkers optimaal ondersteund worden? Wat hebben zij nodig om goede zorg te verlenen? Op deze manier kunnen we duidelijk in gesprek gaan met ITC zodat zij er voor kunnen zorgen dat digitalisering een zegen is en geen last.
“Eén grote verbonden familie”
Bezoek je vandaag als medewerker een van de negen sites van de zorggroep, dan kan je overal meteen aan de slag. “Op vlak van IT-infrastructuur zijn we vandaag één groot domein, één grote, verbonden familie”, stelt Tania vast.
“We werken steeds efficiënter huisoverschrijdend. Wie vandaag bijvoorbeeld in Berlaar werkt, maar zonder laptop in Nijlen aankomt, kan toch eenvoudig inloggen en aan het werk gaan. En ook software- en serverupdates gebeuren vandaag gelijktijdig over de verschillende sites heen.”
“Het feit dat ze bij ITC over een eigen datacenter beschikken, is een extra grote troef voor ons. Onze twee belangrijkste softwarepakketten draaien op hun servers: onze planningssoftware voor medewerkers en onze Woon-Zorg-Leefplan-software voor bewoners. Dat laatste pakket is de spil van onze dagelijkse werking. Van administratie en facturatie tot wie wanneer naar de kinesist of kapper moet, alles staat erin. We weten dat al deze data op elk moment veilig ergens dichtbij staan en niet in een of ander onbekend, ver land. Dat stelt ons echt gerust.”
Stoppen… en terug naar de basis
Groeien, dat betekent af en toe ook even stilstaan en rondom zich kijken. “Zo’n vier jaar geleden tekenden we een IT-vervolgtraject voor onszelf uit. We hadden de jaren voordien volop geïnvesteerd in sterke laptops en pc’s, maar tegelijkertijd merkten we dat we sommige stappen hadden overgeslagen”, gaat Geert verder.
“Een aantal binnenkomende datalijnen waren helemaal niet meer conform de hedendaagse kwaliteit. Hetzelfde voor het wifinetwerk en de access points die al 15 jaar lang bij ons draaiden. Dus gingen we op zoek naar nieuwe data-apparatuur.”
“Bijkomend besloten we om te investeren in moderne mobiele devices voor al ons zorgpersoneel. Die devices dienden zowel naar beveiliging, privacy als gebruikersrechten toe helemaal op punt te staan. We werken namelijk dagelijks met medische gegevens. Daarom heeft het personeel enkel toegang tot geautoriseerde zorgapps en dit enkel binnen het bereik van onze eigen netwerken.”
