Shadow IT onder je medewerkers: ben je zelf wel bij de les?

Wat als Shadow IT de enige oplossing is?

Eerlijk is eerlijk: op de werkvloer roeit iedereen meestal met de riemen die ze hebben. Is er nog geen eenduidig beleid rond het gebruik van beveiligde hard- en software op de werkvloer? Of stelt je interne IT-afdeling niet de juiste tools ter beschikking? Dan zullen werknemers vroeg of laat hun toevlucht nemen tot wat ze zelf kunnen vinden. Meestal gaat het dan om software die ze privé gebruiken en eenvoudig – en gratis – online kunnen downloaden. Met andere woorden: Shadow IT, met alle mogelijke gevaren van dien.

Kort samengevat, is Shadow IT elke vorm van software, hardware, applicatie of cloudtoepassing die voor werkdoeleinden wordt gebruikt en die buiten de regels en het veiligheidskader van je IT-beheer valt. Voorbeelden hiervan zijn:

• Dropbox, WeTransfer, Google Docs, de klassieke usb-stick…
• Whatsapp, Facebook Messenger, je privé e-mailaccount…
• Privélaptops, -smartphones, -tablets…

Zolang alles goed gaat, is er geen vuiltje aan de lucht. Maar wat als je bestanden in de verkeerde handen vallen? Als thuiswerk voor een stuk de norm blijft binnen je bedrijf? Of als je medewerker naar de concurrent verhuist en interessante foto’s of documenten meeneemt via zijn smartphone of zijn persoonlijke Dropbox-account?

Is Shadow IT 100% vermijdbaar?

Nee, zeker niet als je werknemers toelaat om hun eigen smartphone of laptop in te zetten om hun werk te doen. Maar dat betekent niet dat je hier geen concreet kader rond kunt opbouwen.

Door vooraf alle regels en afspraken duidelijk te communiceren met werknemers – en ze hiermee akkoord te laten gaan – baken je af wat kan en niet kan. En hou je te allen tijde het overzicht van waar de kleinste stukjes bedrijfsdata zich bevinden. Wij adviseren je hier graag in.

Hoe ga je concreet aan de slag?

Door de gepaste middelen voor te schotelen om werknemers efficiënt, veilig en comfortabel te laten samenwerken. Zowel op vlak van communicatie als bestanden delen.

Wat ons betreft, vinkt Microsoft365 alle vakjes af. Dit online platform verzamelt tal van tools die de samenwerking op de werkvloer naar een hoger niveau tillen. Als bedrijf bepaal jij bovendien wie over welke rechten en toegangen beschikt én tot op welk moment.

Een mooi voorbeeld van zo’n tool is Microsoft OneDrive, waarmee je werkbestanden veilig opslaat en deelt in de cloud. Geen misverstanden meer over de al dan niet juiste versie van een bestand of over wie wat te zien krijgt. Deze applicatie garandeert bovendien een volledige back-up van je bestanden.

En wie kent er Microsoft Teams in tussentijd niet? Samenwerken, bestanden delen en communiceren in beeld en geluid, zowel met interne collega’s als externe partners: het gebeurt allemaal binnen één beveiligde omgeving.

Kwaliteit hoeft niet duur te zijn

Zoals gezegd kan Microsoft365 zeer veel onderdelen van Shadow IT opvangen. Voor iets meer dan 4 euro per maand per gebruiker beschik je al over een mooi pakket aan oplossingen, waaronder een Exchange-mailbox en 50 GB ruimte, alsook 1 TB opslagruimte in OneDrive.

Wij brengen je bestandenverkeer nauwkeurig in kaart

Wil je zo minimaal mogelijk gebruik maken van Shadow IT binnen je bedrijf? Contacteer ons voor een vrijblijvende kennismaking. Indien gewenst, bieden we een gedetailleerde audit. We brengen de eventuele pijnpunten in kaart en stellen vervolgens een concreet actieplan op. Ook een specifieke opleiding op de werkvloer behoort tot de mogelijkheden. Tot slot kan je altijd op onze support rekenen, de klok rond.

Klaar om de Shadow IT binnen je bedrijf weg te vagen? Maak de eerste klik en contacteer ons!