Niet alleen bedrijven zagen zich de afgelopen maanden gedwongen om hun manier van werken helemaal te herdenken. Ook scholen moesten het roer helemaal omgooien. Plots werden thuis werken en online vergaderen thé way to go. Niet evident voor elke sector. Online vergaderen op school: hoe pakten ze het bij basisschool Hink Stap Sprong in Maaseik aan? Wij zorgden mee voor een vlotte integratie.

“Met Whatsapp alleen lukte het niet meer”

De samenwerking tussen ITC en de basisschool in Opoeteren loopt nu al verschillende jaren. “In geval van pc- of netwerkproblemen zit er bij ITC altijd iemand op de helpdesk klaar om ons te begeleiden”, vertelt directrice Sonja Roex. “Valt het probleem niet op te lossen op afstand, dan komen ze snel bij ons langs. Elke minuut is kostbaar voor onze leerkrachten en leerlingen.”

De lockdown leidde tot een uitbreiding van de samenwerking. “Plots moest er zo veel mogelijk via de digitale weg verlopen. Met een lerarenkorps dat vrij onbekend was met het digitale bleek dat allesbehalve evident. We werkten al met Office365, maar dat bleek vooral beperkt tot mailverkeer. De rest van de communicatie verliep via Whatsapp, maar al snel botsten we op onze limieten.”

“Voorzichtige aanpak paste perfect bij ons”

“Bovendien werd snel duidelijk dat we elkaar een tijdje niet meer zouden zien. Dus spraken we ITC aan om ons te begeleiden naar een gepaste oplossing. Al snel kwamen we uit bij Microsoft Teams.”

“Toegegeven, we hoorden het met zijn allen donderen in Keulen, maar gelukkig pakten ze het bij ITC op de ideale manier aan. In plaats van iedereen samen te roepen, spraken ze eerst de collega’s aan die het meest voeling hadden met online werken. Het was dan aan die collega’s om de rest te introduceren in de wondere wereld van Microsoft Teams. En dat werkte perfect. ”

“Eerste keer online vergaderen was even paniek”

Toch was het de bij eerste echte online meeting toch nog even zoeken. “Ik herinner me vooral nog dat er veel door elkaar werd gepraat en dat sommigen ook worstelden met beeld en geluid. Het was net alsof ik voor een drukke klas stond (lacht). Er heerste toch wel wat paniek in het begin.”

“Maar bij ITC stonden ze stand-by om ons verder te helpen. Een belletje volstond om de pc van een collega over te nemen vanop afstand. Bovendien gaven ze ons ook een aantal handige tips mee voor de volgende keren, zoals het geluid dempen bij wie niet aan het woord is, vragen laten intypen via het chatvenster en ze mondeling beantwoorden… Ze goten alles in een duidelijke handleiding. Daarna kregen we het almaar beter en beter onder de knie.”

“Veel mooie ideeën voor de toekomst”

Microsoft Teams raakte op een paar weken tijd helemaal ingeburgerd onder het lerarenkorps. “Ook oudercontacten vinden nu soms online plaats. Bijvoorbeeld wanneer er een externe partij bij moet zitten, zoals een therapeut of specialist. Voor een online meeting is er al sneller een gaatje vrij in de agenda.”

Maar directrice Sonja kijkt ook al verder in de toekomst. “De volgende stap is het implementeren van gedeelde agenda’s. Momenteel sturen we de agenda’s enkel via mail door naar elkaar. Als eerste aanzet heb ik alvast ieders verjaardag en de schoolactiviteiten in de agenda gezet. Dat gaan we nu stilletjes aan uitbreiden.”

“Microsoft Teams is een blijver”

“Zelf met het heropenen van de scholen, blijven we volop de kaart kiezen van Microsoft Teams. We hebben nog lang niet alle functies ontdekt, maar merken nu al dat we op bepaalde vlakken een pak efficiënter werken. Met de begeleiding van ITC komt dat zeker in orde.”

Online vergaderen op school: een instap op maat in het digitale?

Elke samenwerking is anders, bij iedere klant is een unieke klik nodig. Bedrijven zijn geen scholen en bedrijfsleiders zijn geen leerkrachten. Bij ITC garanderen we een aanpak op maat van jouw mensen. Net zoals dat het geval was bij basisschool Hink Stap Sprong.

Contacteer ons en vertel ons op welke vlakken jullie sneller, efficiënter en gewoon beter willen samenwerken, wij stellen de geschikte oplossingen voor en staan in voor de volledige implementatie, opvolging en nazorg.