Werken binnen een ad hoc team is vaak samenwerken met mensen wiens gewoontes je amper of zelfs helemaal niét kent. Zowel op vlak van communicatie als puur praktisch. Doordat je op korte termijn samenwerkt, is het bovendien extra belangrijk om efficiënt te werken. Hoe doe je dat op een vlotte én veilige manier?

Microsoft OneDrive: stop met onnodig mailen

Met Microsoft OneDrive werk je op een praktische en superefficiënte manier samen, zowel via pc, laptop als smartphone. Alle belangrijke documenten worden online verzameld op één centraal, beveiligd platform. Brengt iemand van het ad hoc team wijzigingen aan binnen een gedeeld document, dan kan je dit in realtime opvolgen. Ieder teamlid die over de nodige machtigingen schikt, is in staat om bewerkingen uit te voeren of te communiceren via het platform.

In wat voor situaties is Microsoft OneDrive de ideale oplossing?

  • Een medewerker maakt een contract of verslag op en stuurt dit als bijlage door naar een aantal collega’s. Gevolg: het bestand zit tussen de verzonden items, drie keer in iemands inbox en wordt telkens apart opgeslagen en lokaal bewerkt. Die verschillende versies circuleren op hun beurt opnieuw, waardoor de eindverantwoordelijke alle versies naast elkaar moet leggen. Verre van overzichtelijk en zeker niet efficiënt. Dit is verleden tijd met OneDrive.
  • Iemand wenst een offerte te delen met een klant, maar de prijs is nog niet helemaal definitief. Met OneDrive kan je alvast een alleen-lezen offerte delen, met een verloopdatum waarop de link vervalt. Eens de prijs binnen is, kan je die toevoegen. Zo kan de klant zich al inlezen en hoeft hij maar zijn handtekening te zetten eens er een overeenkomst is over de prijs.
  • Je stuurt meerdere medewerkers op gesprek bij de klant en noteren alles in een OneNote. Die plaatsen ze in OneDrive, zodat ze gemakkelijk elkaars nota’s opvolgen en delen.

Microsoft Teams: virtuele werkplaats

Deze toepassing is op het lijf geschreven van (ad hoc) teams of zelfs voor hele afdelingen of departementen binnen grotere organisaties. Bekijk Microsoft Teams als een virtuele werkvloer: maak en bewerk je documenten met de traditionele Office-applicaties (Word, Powerpoint,…) en deel deze op een beveiligde manier met teamleden waar ook ter wereld.

Behoud een duidelijk overzicht over ieders taken en communiceer eenvoudig via (video)chat of webconferentie. Een multimediale samenwerking helemaal op maat van de 21e eeuw.

Microsoft Planner: duidelijke opvolging

Net als Microsoft Teams behoort Microsoft Planner tot het Office 365-aanbod. Bouw een eigen (ad hoc) team op, geef taken aan elkaar, bekijk welke opdrachten nog open staan, hoe ver ze gevorderd zijn, … Microsoft Planner is een uitstekend platform om de voortgang van het project op een klare, visuele manier te delen met teamgenoten.

Tijd voor een live kennismaking voor jouw ad hoc teams?

Dat deze drie platformen de samenwerking tussen jouw medewerkers beter kunnen stroomlijnen, daar twijfelen we niet over. Misschien beschik je zelfs al over deze toepassingen binnen je Office365-pakket, maar wist je gewoon het fijne er nog niet van.

Daar zijn wij aan zet! Wij tonen je graag hoe je het absolute maximum uit deze softwaretoepassingen haalt. Contacteer ons voor meer uitleg of voor een opleiding binnen jouw bedrijf. Overtuigd? Bij ITC nemen we ook de installatie van deze programma’s voor onze rekening.